Mehr Excel durch BI-Integrationen
- Das Spreadmart Dilemma
Microsoft Excel ist das weltweit verbreitetste Programm zur Verarbeitung und Analyse von Zahlen in Unternehmen. Es ist aus dem Unternehmensalltag schlichtweg nicht mehr weg zu denken und nicht nur im Controlling das bevorzugte Analyse-Werkzeug. Dennoch stößt die Anwendung vor allem bei großen komplexen Datenmengen häufig an ihre Grenzen. Dies ist nicht zuletzt auch dem relationalen Aufbau der Datenspeicherung in Excel geschuldet. Es können unkontrollierte und isolierte Schatten- oder Insellösungen entstehen (Spreadmarts), da im gesamten Unternehmen unzählige Excel Anwendungen kursieren. Sie enthalten oft unterschiedliche Daten, die durch unzählige Hände gingen. Die Inhalte sind aus Vorsystemen extrahiert, transformiert, neu verknüpft und formatiert worden und enthalten dadurch zahllose individuelle oder abgeleitete Metriken.
Gefahren von Spreadmarts
- Keine zentrale, integrierte Datenversorgung und -verarbeitung.
- redundante und inkonsistente Datenbestände.
- Manuelle Eingaben, eigene Verknüpfungen und Berechnungen.
- Übertragungsfehler bzw. fehlerhafte Queries.
- Zahlen sind nicht mehr nachvollziehbar.
- Unzureichende Dokumentation und hohe Abhängigkeit vom Verfasser.
- Keine Dokumentation bzw. Historie der Struktur- und Datenänderungen.
- Keine Skalierbarkeit durch Beschränkungen beim Datenvolumen und Mehrbenutzereinsatz sowie fehlende zentraler Verwaltung.
- Großer manueller Aufwand zur Entwicklung und Pflege von Spreadmarts. Nachvollziehbares und konsistentes Zusammenführen der heterogenen Daten kaum möglich.
- Anfällig für Programmierfehler und Importfehler.
Die Chance: BI + Excel
- TM1 Excel Add-in
- BOARD Excel Add-in
So könnte ihr Lösungsweg aussehen:
- Probleme erkennen und Chancen entdecken.
- Schulungen über Möglichkeiten und Vorteile von BI-Werkzeugen.
- Auf- bzw. Ausbau einer BI-Lösung.
- Fokus auf gute Excel-Integration: Keine Alleingänge mehr!
- Überblick über die bisherigen Spreadmart-Dateien und -Tools schaffen und Integration voran treiben.
Die Ergänzung von Excel mit Business Intelligence durch sogenannte Add-Ins oder auch Integrationen kann Abhilfe schaffen. Sie „tunen“ sozusagen das bestehende Programm ohne das Look und Feel zu verändern. OLAP Datenbanken fungieren hierbei als zentrale Dateninstanzen für die unternehmensweiten (Enterprise)-Spreadsheets in Excel und besitzen in der Regel vielfältige Schnittstellen zu anderen Systemen und Datenbanken wie beispielsweise SAP, IBM, Microsoft oder Oracle. Excel Add-ins sind heute in der Regel ein fester Bestandteil der meisten Business Intelligence Anwendungen. Sie verschmelzen Excel mit der BI-Anwendung und erlauben es die Daten aus den multidimensionalen Datenbanken zu lesen, zu bearbeiten und zu speichern. Mit Excel Integrationen werden die Daten direkt aus den angebundenen OLAP-Datenbanken übernommen. Somit sind die Inhalte immer aktuell und konsistent. Die komplexen und zeitraubenden Verknüpfungsprozeduren in Microsoft Excel entfallen weitgehend, jedoch kann auf die unzähligen Vorteile von Excel weiterhin zugegriffen werden. Der Anwender verlässt sozusagen seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht und kann aus Excel cube’s anlegen und bearbeiten, seine etl-Prozesse steuern und wie gewohnt Reports und Analysen aufbauen.
Vorteile von Add-in's im Überblick
- Kein neues Frontend zu erlernen.
- Excel ist nicht mehr Datencontainer, sondern Frontend für OLAP Datenbank.
- Integration bereits bestehender Excel Daten und Tools in die BI Umgebung.
- Gleichzeitiges editieren von Daten durch mehrere Benutzer.
- Schneller Direktzugriff auf multidimensionale Datenbanken.
- Real time Datenzugriff lesend und schreibend.
- Die BI Entwicklungsumgebung ist Excel. Anwendungen können jedoch auch ins Web portiert und hier bearbeitet werden. (Offline und Online Reporting)
- Zusätzliche Formelfunktionen und Operationen vorhanden. (VBA-Befehle, Arbeitsblattfunktionen, Features etc.)
- Flexibler Reportaufbau möglich.
- Einfaches und intuitives navigieren durch die Datenbank im Excel.
- Dynamische und automatisierte Berichterstellung, -anpassung und -abgleich in Excel.Nicht nur bezüglich Daten, sondern auch im Berichtsaufbau.
- Automatische Synchronisierung von Offline veränderten Tabellen und Daten, ermöglicht on- sowie offline-Reporting.
- Deutlich höhere Datenkonsistenz als in reinem Excel.
- Dokumentation von Änderungen möglich.
- Jede Änderung von Daten kann automatisch in alle betroffenen Excel Datenblätter übernommen werden.
- Durchgängige Berechtigungskonzepte sorgen für hohe Zugriffssicherheit.
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