Egal ob Sie ihr bestehendes (Excel-)Berichtswesen optimieren, ein komplett neues Reporting etablieren oder einen externen Dienstleister für Reporting Services suchen.
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Hintergrund
Vom Top-Management über die Fachverantwortlichen der Unternehmensbereiche bis hin zu den einzelnen operativen Einheiten werden Berichte für die unterschiedlichsten Aufgaben der Unternehmensführung verwendet. Berichte liefern den Entscheidungsträgern in Organisationen genau die Informationen und Zahlen, die sie für Ihren individuellen Verantwortungsbereich benötigen.
Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es, die steuerungsrelevanten Informationen aus Organisationen zu generieren, für den jeweiligen Verantwortlichen bzw. Empfänger aufzubereiten und zur Entscheidungsunterstützung zur Verfügung zu stellen.
Anforderung an modernes Reporting
Früher verstand man unter Berichten verschiedene Auswertungen in gedruckter Form. Ein modernes Berichtswesen stellt Informationen bei Bedarf immernoch in Papierform- vor Allem aber in elektronischer Form zur Verfügung.
Das Berichtswesen hat sich primär, gestern und heute, an den kostenorientierten Informationsbedarfen der einzelnen Abteilungen und an bestimmten Leitlinien auszurichten.
Da Unternehmen intern und auch extern einem stetigen Wandel unterliegen, muss ein Berichtswesen flexibel auf diese Bedingungen anpassbar sein. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Mitarbeitern.
Für jeden Berichtstyp im Reporting sollte vor Einführung geklärt werden, welcher Empfänger in der jeweiligen Abteilung welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht, und in welcher Informationsdichte die Angaben vorliegen sollten.
Berichtsarten
- Vertriebsbericht
Die generellen Anforderungen an Berichtswesen sind sehr unternehmensindividuell und unterschiedlich. Berichte lassen sich jedoch grundsätzlich in zwei Klassen aufteilen:
Standardberichte und Ad-hoc-Berichte
- Standardberichte liefern den Empfängern turnusmäßig, häufig innerhalb eines monatlichen Reportings, die benötigten Informationen. Da solche Berichte dem Management oder externen Partnern in regelmäßigen Abständen vorgelegt werden besteht häufig die Anforderung, das Layout und Design der Berichte nach genauen Vorgaben zu erstellen. Im Sinne eines Corporate Design entsteht dadurch ein berichtsübergreifendes Reporting Design. Hierunter fallen Logos, die vorgegebene Anordnung von Tabellen und Schaubildern, sowie einheitliche Zeilen- und Spaltenüberschriften. Vor Allem im Finanzreporting sind auch gesetzliche Vorgaben, wie handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen für den Jahresabschluß und den Geschäftsbericht, zu berücksichtigen.
- Ad-hoc-Berichte bedienen meist einen individuellen und kurzfristigen Bedarf. Hierbei kommt es mehr auf eine zeitnahe und flexible Berichtserstellung an als auf Design und Formatierung. Ad-hoc Berichte entstehen häufig aufgrund einer aktuellen Fragestellung bzw. zur informationellen Flankierung einer geschäftlichen Entscheidung. Sie werden in aller Regel einmalig erstellt und nicht für wiederkehrende Berichtszyklen verwendet. Ad-Hoc Berichte werden auch Sonderberichte oder Bedarfsberichte genannt. Eine besondere Unterart stellen die sogenannten Abweichungsberichte dar. Diese werden, teilweise automatisiert, erstellt, wenn bestimmte Indikatoren oder Schwellenwerte über- bzw. unterschritten werden (Bspw. Sollvorgaben bei Absatzmengen).
Berichtsentwicklung
Bei der Entwicklung des Berichtswesens oder einzelner Reports stellen sich regelmäßig folgende Fragen:
- Zu welchem Zweck soll berichtet werden?
- Welcher Inhalt soll, wie genau und wie verdichtet, berichtet werden?
- Wer soll berichten und an wen ist der Bericht gerichtet?
- Welche Berichtstermine und zeitlichen Abläufe gibt es?
- Welche Daten-Quellen müssen angebunden werden?
Berichtszwecke
- G&V Finanzbericht
Berichtszwecke können in folgende Kategorien untergliedert werden:
- Auslösen von betrieblichen Prozessen (Budgetkürzungen durch Planungsabweichung)
- Kontrolle der betrieblichen Situation (Soll-Ist Vergleiche oder Kostenstellenberichte)
- Entscheidungsvorbereitung (ABC-Analysen, Marktberichte oder Liquiditätsberichte)
- Dokumentation von Ereignissen (Protokolle von Sitzungen)
Vorsprung durch Business Intelligence
- Digitales Berichtsbuch
Die in vielen Unternehmen vorhandenen Berichtssysteme haben oft erhebliche Defizite. Nicht nur durch die Multidimensionalität und Vorverdichtung der Daten bietet ein BI-gestütztes einheitliches Berichtswesen wesentliche Vorteile. So können Sie ausserdem profitieren:
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- verbesserte Kommunikationsgrundlage/ Schaffung von Transparenz
- erhöhte Prüfungssicherheit
- schnelle Abschluss- und Analysezeiten
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